Hoofd- halsoncologie

Oorspronkelijke situatie

De patiënt stroomde op maandag of vrijdag in en zag op die dag drie afzonderlijke artsen. In de weken erna werden de onderzoeken en scans uitgevoerd, waarbij de uitslag van het ene onderzoek soms doorslaggevend was voor het inplannen van het volgende. Het behandelteam was zo al meerdere weken kwijt met het stellen van de diagnose en het plannen van de behandeling. Er werd erg veel op elkaar gewacht, met als resultaat dat ook de patiënt te lang moest wachten.

Ingangspoli optimaliseren

Verbeteringen werden voorheen tamelijk fragmentarisch doorgevoerd, er werd dan één element uitgelicht. Dit maakte wel verschil, maar zorgde daarna toch vaak weer voor een andere bottleneck. We zijn in mei 2016 met ondersteuning van de Operational Excellence unit gestart met een project rond het optimaliseren van de ingangspoli. De diagnostische fase is daardoor sterk verkort.

Een patiënt start zijn intake nu altijd op maandag, en ziet dan de drie verschillende specialisten tegelijkertijd. Doordat we de patiënt als team spreken en onderzoeken, kunnen we vaak al snel goed inschatten wat de juiste behandeling voor de patiënt is. De benodigde onderzoeken, scans en echo’s worden nog dezelfde dag of op dinsdag afgenomen. Op woensdag zijn alle uitkomsten beschikbaar voor het team en weet de patiënt in principe wat de diagnose én de behandeling is. De patiënt wacht dus nooit langer dan 1 week op de intake en in het merendeel van de gevallen is de diagnostische fase dan binnen drie dagen afgerond.

We winnen zoveel tijd omdat we ons multidisciplinair overleg al hebben op de eerste dag van de intake, en omdat we in sneltreinvaart de onderzoeken kunnen inplannen met gereserveerde slots. Op vrijdag is immers al bekend hoeveel patiënten er komende week zullen zijn.

Radiologie

Doorslaggevend daarbij was wel dat ook afdeling Radiologie binnen het project betrokken was. Het is niet te onderschatten welke consequenties dat heeft, wanneer je alles op de maandag wilt organiseren en binnen een dag of twee de onderzoeken wilt afronden. Dat kun je natuurlijk niet eenzijdig organiseren, ook de andere betrokken afdelingen moeten kijken hoe ze kunnen voldoen aan de vraag. We maken niet meer scans per patiënt, maar willen ze wel beter plannen. De uitdaging is dan hoe je dat samen logistiek gaat oplossen en welke afspraken je daarover kunt maken. Het gedeeld besef van de meerwaarde voor de patiënt biedt daarvoor de basis.

Weerstand

Door het project is het out of the box denken op de afdeling aangewakkerd. Er wordt soepeler omgegaan met de initiële weerstand die verandering met zich meebrengt. Zo was voorheen de wachtlijst voor de intake korter, je kon immers 2 maal per week instromen. 1 spreekuur per week leek dus verliezen in plaats van winnen. Mensen geloofden er niet direct in. Dus hoe kun je collega’s overtuigen dat het zinvol is om het zo te gaan doen? Door inzichtelijk te maken wat de tijdwinst zal zijn, gebaseerd op gefundeerde aannames. Maar ook door soms je horizon te verleggen. Tijdens een werkbezoek in Nijmegen raakte de projectgroep enthousiast, daar bleek het in de praktijk immers te werken.

De volgende fase

De diagnostische fase op de afdeling is enorm verkort. Nu kijken we natuurlijk naar de tweede fase, de behandeling. We kunnen met bestraling heel snel starten, maar als een patiënt geopereerd moet worden dan kampen we met wachtlijsten bij Chirurgie. Zeker in piekperioden. Als vervolg op het succesvolle intake-project is Hoofd Hals Oncologie nu geselecteerd als één van de zorgpaden die ziekenhuisbreed zal worden geïnnoveerd.

Projecten van Hoofd- halsoncologie

• Operational Excellence

  Destination

  Registratie aan de Bron

  Passengers 3 medewerkers van het Hoofd-Hals team en 3 mensen vanuit MIT MUMC+

  Directions Start voorbereidingen in najaar 2016|Implementatie in kliniek in februari 2017|Sindsdien van meer dan 400 patienten op deze wijze de gegevens verzameld

  Journey

  Het doel van dit project is uniform en eenmalig vastleggen van patiënt-gerelateerde gegevens zodat deze voor meerdere doeleinden gebruikt kunnen worden. Binnen SAP is een 'hoofd-hals document' gebouwd waarin alle belangrijke items uniform en in discrete vorm (met bijv. dropdown - keuzelijsten of datum velden) eenmalig worden vastgelegd. Op deze manier kunnen deze parameters hergebruikt worden en ten behoeve van de DHNA (Dutch Head and Neck Audit ) ook automatisch worden geëxporteerd naar de kwaliteitsregistratie. Dat scheelt veel tijd.