Poli en Kliniek op Maat

De ontwikkeling van de Poli en Kliniek op Maat vormt het logisch vervolg op twee studierapporten die tot stand kwamen volgens Operational Excellence principes. Deze concepten, de Poli van de Toekomst en het Beddenhuis van de Toekomst, hadden een vliegwielfunctie binnen Maastricht UMC+: onze zorg van de toekomst kreeg steeds duidelijkere contouren. 

Van plannen naar uitvoering

In 2017 werden de ambities, aanbevelingen en studierapporten concreet in het programma Poli en Kliniek op Maat. "We gingen op dat moment van plannen maken naar uitvoering", zegt programmamanager Vivian Hoogland. Binnen het programma wordt gewerkt aan een nieuw servicemodel waarin meer tijd voor de patiënt beschikbaar is.

"Het leuke aan ons programma is de gemeenschappelijk focus, wat wij aan het uitvoeren zijn is wat iedereen samen wil, dat is in de voorfase grondig uitgewerkt", vervolgt ze. Van oorsprong is MUMC+ ingericht per medisch specialisme, vaak met elk een eigen werkwijze. Vanuit ons programma proberen we al de fantastische ideeën die overal bedacht en ontwikkeld worden zo in te zetten dat iedereen er zijn voordeel mee kan doen.

4 aandachtsgebieden

De aandacht gaat uit naar Huisvesting, eHealth, Planning en Organisatie en Personeelsontwikkeling. De nieuwe ontwikkelingen in deze 4 aandachtsgebieden zijn erop gericht dat we veel meer gaan samenwerken, om zo tijd vrij te maken voor de primaire patiëntenzorg.

Door de gekozen focus blijkt het in de praktijk vaak gemakkelijk om de ideeën en vragen die aangedragen worden te bundelen en mensen te koppelen. De rol van Poli op maat is daarbij in eerste instantie vaak erg actief, waarna teams grotendeels zelfstandig aan de slag blijven. Twee jaar na de start van het programma, zijn er maar liefst 65 innovatieve ideeën ondersteund.

Gemeenschappelijke taal

Wij gebruiken de methodieken bij wijze van spreken van nature, de taal helpt ons daarbij. De gemeenschappelijke taal van Operational Excellence binnen de organisatie kunnen wij heel goed gebruiken. Je hoeft niemand iets uit te leggen, omdat iedereen al basiskennis en inzicht heeft in de methodieken. We merken dat mensen accepteren dat je wilt meten, dat je op een grondige manier naar cijfers kijkt, dat je blijft zoeken naar de 'Why' en een scherp oog hebt voor 'Waste'. Daarover hoef je hier niemand iets uit te leggen.

Zo helpt de methodiek ons om samen te werken. Dat wil overigens niet zeggen dat we dan direct naar de A3 of andere tools grijpen. Als we overal volledige projectplannen voor zouden maken dan zijn we tot sint-juttemis bezig. In plaats van de probleemgerichte aanpak met A3's waarmee we veel ervaring hebben, gebruiken we de visiegerichte aanpak van Operational Excellence. Daarbij ga je met experimenten aan een idee werken, richting realisatie van een visie. Deze aanpak noemen we tegenwoordig ook wel agile: dus klein en snel beginnen, innovatieloops doorlopen en door die ervaringen ontdekken wat nog nodig is, fout gaat en verbeteren kan.

Steun vanuit de organisatie

Eén van de mooie aspecten van Operational Excellence is dat het je dwingt om te meten: hoe doen we het in de beginsituatie? En als we iets veranderen, heeft het dan ook het gewenste effect? Je maakt cijfermatig inzichtelijk wat een beoogde verbetering teweegbrengt. We worden daarbij ondersteund door Elske Heeren en Carlo Theunissen, twee blackbelts van de unit Operational Excellence. Zij denken met name mee over de grote lijnen en zijn iedere 2 weken aanwezig bij het projectoverleg. Ook de RvB is regelmatig bij ons op de werkvloer te vinden. Ze komen meekijken bij experimenten, vragen hoe patiënten het ervaren, zijn zeer betrokken.

“We krijgen steun om hoe we het aanpakken, maar ik zie het ook als onze verantwoordelijkheid om het zo te doen. Ikzelf vind het gewoon fun. Omdat je ziet wat het opbrengt.”

Vivian Hoogland, programmamanager

Horizon

We hebben een mooie horizon 2020 waarin we uitgewerkt hebben welke experimenten we aangaan. MijnMUMC, digitale knie, zelf basisgegevens bijhouden, online vragenlijsten zijn daar enkele voorbeelden van. De grondslag van de Operational Excellence aanpak is overal in aanwezig, maar ons programma wordt met veel vrijheid uitgevoerd. Constateren we gaandeweg dat niet alles te onderbouwen is, zoals bij het project Centraal Digitaal Melden, dan denken we natuurlijk wel: laten we daar een lean practitioner nog eens kritisch naar laten kijken.

Uit de comfortzone

Alles wat wij doen is anders dan normaal. Iedereen is hier uit zijn comfortzone. Aan ons de opdracht om ervoor te zorgen dat de stappen richting de toekomst worden gezet. Natuurlijk levert dat ook weerstand en frustratie op, daar moeten we met elkaar doorheen. "De fun erin houden door al direct te zoeken naar de quickwins en dan ook te scoren. Uit de startblokken komen, daar houd ik van.".

Projecten van Apotheek

• Operational Excellence

  Destination

  Beddenhuis van de Toekomst

  Passengers Meer dan 100 medewerkers, overal uit de organisatie

  Directions Het percentage medewerkers dat meent dat onze processen, gebouw en inrichting van onze huidige kliniek voldoet aan de moderne eisen voor een kliniek, was 16-43% op verschillende criteria. Voor het nieuwe concept dat we ontwikkelden tijdens het traject, was dit 90-100%

  Journey

  In een grootschalig ontwerptraject hebben we een concept uitgewerkt voor processen, gebouw en inrichting dat niet alleen voldoet aan de eisen van nu om maximale waarde te leveren voor patiënten maar dat ook flexibel is voor ontwikkelingen in de komende jaren. Met de ontwerpprincipes kunnen we in het vervolg Kliniek op Maat aan de slag met ontwikkeling. Ook al omdat het concept Beddenhuis van de Toekomst breed gedragen is door de Operational Excellence methodieken die zijn toegepast: een mix van A3, het Lean 3P protocol (production preparation process) en scenariomethodieken.